Hvordan Indkøbsordre software hjælper forhindre svindel ved Bellwether Software

Fiona Svig har arbejdet som sekretær for School of Nursing på College Town University for næsten femten år. Hun har ry for at være venlige og imødekommende, og er generelt god til hvad hun gør. Ud over hendes sekretær ansvar, er Fiona også til opgave at arrangere forplejning og underholdning for alle de begivenheder, School of Nursing lægger på hvert år, når deres nyeste gruppe af kandidater er indskrevet. Det er lettere at lade Fiona har fuld kontrol af graduering begivenheder, som at opdele opgaven mellem flere medarbejdere ville gøre tingene mere komplicerede for alle involverede. Det er, hvad Fiona har fortalt sine overordnede, og de har ingen grund til ikke at tro hende, eller at tænke på hende som en potentiel risiko svig - eller så de tror

Fiona har kredit konti med flere forskellige leverandører og fest butikker. , og har også virksomhedens kreditkort med flere lokale varehuse og kædebutikker. Når fakturaer ankommer fra sælgerne, fest butikker og varehuse, Fiona hænder indtægterne over til regnskab og fakturering afdeling, som derefter sikrer, at beløbene på kvitteringer match op til det beløb, der vises på regningen. Indtil videre har der aldrig været en uoverensstemmelse mellem nogen af ​​de regninger og kvitteringer

Problemet er, at ingen er at undersøge de andre end de i regnskab og fakturering afdeling og dem, der arbejder inden for den pågældende afdeling ikke kvitteringer. vide, hvor meget Fiona formodes at være udgifter. Fordi de beløb, som Fiona tilbringer er om samme hvert år, virksomheden ikke har nogen anelse om, at Fiona køber hele hendes sommer garderobe på selskabets dime hvert år, og at hun også køber hendes julegaver til næste vinter ved hjælp af firma kreditkort i foråret. Selskabet ikke klar den risiko, de tager ved at overdrage Fiona med kortene og har ingen idé om den store svindel skalaen har hun begår i over et årti.

School of Nursing kan forhindre en sådan svindel fra forekommer ved at etablere en købsordre system, hvor en vejleder skal anmeldes før Fiona går på hendes årlige indkøbsture at samle forsyninger til graduering festlighederne. Et sådant system kan involvere forskellige komponenter som at kræve, at Fiona udfylde en fortrykt købsordre slip, og derefter placere et opkald anmelde de butikker, der Fiona rejser til, at der skal være en fortrykt købsordre eller at butikken ikke vil modtage midler for køb.

Hvis Fiona vejledere er i på svig (f.eks Fiona kan shopping for dem så godt), kan tingene blive mere kompliceret. Har mere end én person underskrive på enhver købsordre er en fantastisk måde at yderligere at minimere risikoen og forebygge Fiona i at kunne begå svig. Jo flere sikkerhedsforanstaltninger er på plads, og jo flere mennesker, der er bevidste om, hver gang Fiona vil bruge selskabets midler til at betale for køb af mindre sandsynligt er det, at hun vil være i stand til at fortsætte sin adfærd uopdaget. Indkøbsordre software har mange sikkerhedsforanstaltninger bygget i at forhindre en som Fiona fra at begå svindel på dit firma .

Denne artikel blev første gang bragt på bellwethercorp.com